Politique sur la protection de la vie privée

Le respect de la vie privée a toujours représenté une partie importante de l'engagement du groupe de sociétés Matrix envers les actionnaires de Matrix des fonds gérés de Matrix. Dans sa politique sur la protection de la vie privée, Matrix informe ses actionnaires et les autres personnes avec qui elle fait affaire de la façon dont elle collecte, utilise, communique et protège les renseignements personnels qui sont sous sa garde ou son contrÃ´le.

Objectif

La politique sur la protection de la vie privée de Matrix vise à faire la promotion de pratiques responsables et transparentes en matière de gestion des renseignements personnels, en conformité avec les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et de toute autre législation pertinente, dont le Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique).

Définitions

Dans la présente politique sur la protection de la vie privée:

« Collecte » désigne l'action de rassembler, d'acquérir, d'enregistrer ou d'obtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris de tiers, par quelque moyen que ce soit.
« Communication » désigne l'action de mettre des renseignements personnels à la disposition d'un tiers.
« Consentement » désigne un accord volontaire en regard de la collecte, de l'utilisation et de la communication de renseignements personnels à des fins déterminées. Un consentement peut être exprès ou implicite et être fourni par la personne elle-même ou par un représentant autorisé. Un consentement exprès peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit, mais il est toujours sans équivoque et ne requiert aucune inférence de la part de Matrix. Un consentement implicite est un consentement qui peut être raisonnablement déduit de l'action ou de l'inaction d'une personne.
« Employé » désigne un employé ou un entrepreneur indépendant de Matrix.
« Matrix » désigne Matrix Asset Management Inc. et toute filiale, société affiliée ou partie apparentée de Matrix Asset Management Inc., ainsi que tout fonds géré par Matrix Management (une division de GrowthWorks Capital Ltd.).
« Renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant une personne identifiable, à l'exclusion du nom, du titre et de l'adresse et du numéro de téléphone du lieu de travail d'un employé d'une organisation, de même qu'à l'exclusion de toute information descriptive ou concrète à propos d'une organisation.
« Tiers » désigne une personne ou une organisation extérieure à Matrix.
« Utilisation » désigne le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par et au sein de Matrix ou par un tiers au su de Matrix et avec son approbation.

Section 1 â€“ Responsabilité

Matrix est responsable de la protection des renseignements personnels qu'elle collecte. Matrix a confié la responsabilité de veiller à la conformité aux dispositions de sa politique sur la protection de la vie privée à un agent de la protection de la vie privée. On peut communiquer avec cette personne par courriel à l'adresse privacyofficer@growthworks.ca ou par la poste à:

Matrix Asset Management Inc.
1055 rue West Georgia
Bureau 2620
Vancouver (Colombie-Britannique)
Canada V6E 3R5
À l'attention de : Agent de la protection de la vie privée

En plus de l'agent de la protection de la vie privée, d'autres personnes Å“uvrant au sein de Matrix pourront aussi être autorisées à agir pour le compte de cet agent ou à veiller à la collecte et (ou) au traitement quotidien des renseignements personnels. Si Matrix fait appel à des tiers pour traiter ou stocker des renseignements personnels, Matrix utilisera des moyens contractuels ou autres afin d'assurer un niveau de protection comparable pendant le traitement ou le stockage de ces renseignements par ces tiers. Ces moyens impliqueront normalement la transmission d'une copie de la présente politique au tiers concerné et l'acceptation par écrit par celui-ci d'être lié par cette politique. D'autres dispositions peuvent porter sur la remise de tous les renseignements personnels à Matrix à la fin des travaux, un engagement de ne pas utiliser ces renseignements autrement que pour les fins autorisées par Matrix et la destruction de tous les dossiers connexes en possession du tiers.

Matrix s'engage à garantir que des mesures de sécurité appropriées seront prises au moment du transfert de renseignements sensibles. Toutefois, en ce qui concerne les communications par voie électronique ou sans fil, la confidentialité et la sécurité ne sont pas totalement assurées. Matrix n'est pas responsable des préjudices subis lorsqu'un actionnaire, un client ou un employé communique des renseignements personnels par courriel ou par communication sans fil ou lorsque Matrix transmet des renseignements personnels à un client sur demande.

Section 2 â€“ Mention des fins justifiant la collecte de renseignements personnels

Matrix collecte et utilise des renseignements personnels aux fins raisonnablement nécessaires à l'exploitation de son entreprise et à la fourniture de services à ses actionnaires, dont les suivantes :

Identification des actionnaires. Matrix utilise vos renseignements personnels pour vous identifier et s'assurer de l'exactitude de l'information contenue dans le dossier de votre compte;
Établissement et administration des comptes des actionnaires. Lorsque vous achetez des actions de Matrix ou d'un fonds géré de Matrix, les renseignements personnels que nous recevons par l'entremise de vos demandes ou de votre fichier client servent à établir et à administrer votre compte et à enregistrer et à stocker l'information sur les avoirs et les transactions de votre compte dans votre dossier;
Exécution de transactions. Matrix utilise vos renseignements personnels en lien avec l'exécution de transactions par son agent de transfert ou par son intermédiaire, y compris le transfert de fonds par voie électronique ou par d'autres moyens;
Développement et amélioration de produits. Matrix collecte des renseignements personnels ayant trait aux produits que vous achetez provenant des fonds afin de pousser plus loin le développement et l'amélioration de produits qui seront offerts par les fonds par la suite. Matrix peut également utiliser cette information pour vous informer de nouveaux produits offerts par le groupe de sociétés Matrix;
Compréhension des besoins et des préférences des actionnaires. Dans le but de vous offrir un meilleur service, Matrix peut vous demander des renseignements additionnels afin de déterminer la future réaction des actionnaires à différentes propositions. Par exemple, Matrix peut demander aux actionnaires leur opinion à propos d'autres formes de communications, comme le courrier électronique;
Respect des exigences juridiques et réglementaires. Matrix collecte les renseignements personnels des actionnaires pour se conformer à certaines exigences réglementaires de déclaration;
Protection contre les erreurs et la fraude. Tant pour se protéger elle-même que pour vous protéger contre toute fraude ou erreur, Matrix peut effectuer des vérifications de vos renseignements personnels et utiliser ceux-ci pour s'assurer de votre admissibilité pour l'achat de ses produits;
Gestion des opérations et des investissements de Matrix. Matrix analyse la sélection de produits et de services de ses actionnaires de manière à répondre à leurs intérêts et à mieux gérer son entreprise et ses investissements.

Les énoncés 1 à 8 ci-dessus constituent donc les « fins déterminées ». Lorsque des renseignements personnels recueillis doivent être utilisés ou communiqués à une fin autre que celles déterminées précédemment, cette nouvelle fin doit être déterminée avant que les renseignements soient utilisés. Sauf dans le cas où la nouvelle fin serait autorisée ou requise par la loi, le consentement de l'actionnaire doit être obtenu avant toute utilisation ou communication des renseignements personnels liés à cette nouvelle fin.

Section 3 â€“ Obtention du consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels

Le consentement éclairé d'une personne est exigé pour la collecte, l'utilisation ou la communication de ses renseignements personnels, sauf disposition contraire de la loi. En règle générale, Matrix cherche à obtenir le consentement pour l'utilisation et la communication des renseignements personnels au moment où elle collecte l'information. Toutefois, les actions de la personne peuvent rendre son consentement implicite. Votre consentement éclairé à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels par Matrix est important. Vos actions nous indiquent votre consentement et guident nos pratiques actuelles et futures relativement à vos renseignements personnels :

la transmission volontaire de renseignements personnels directement à Matrix ou par l'intermédiaire de votre conseiller financier;
un consentement exprès ou une confirmation dans le cadre d'un processus de demande écrite, verbale ou électronique;
un consentement sollicité par Matrix (ou son agent) pour une fin en particulier;
la réception de la présente politique sur la protection de la vie privée, jusqu'à ce que vous avisiez Matrix du retrait de votre consentement; ou
un consentement donné par l'intermédiaire de votre représentant autorisé, par exemple un tuteur légal, un agent ou le titulaire d'une procuration. Si, après la collecte de vos renseignements personnels, Matrix souhaite utiliser ceux-ci à une fin autre que les fins déterminées, elle vous demandera votre consentement pour l'utilisation de vos renseignements personnels en lien avec la nouvelle fin. Pour déterminer la forme appropriée de consentement, Matrix tiendra compte du niveau de confidentialité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses actionnaires. Compte tenu des éventuelles restrictions légales ou contractuelles et du préavis raisonnable, si vous souhaitez retirer votre consentement ou discuter des répercussions d'un tel retrait, veuillez communiquer avec nous de l'une ou l'autre des façons indiquées à la section 1. Dans certaines situations, des exigences juridiques peuvent vous empêcher de refuser votre consentement. Un refus de consentement peut aussi limiter les produits et les services que Matrix est en mesure de vous fournir.

Section 4 â€“ Limitation de la collecte de renseignements personnels

Matrix limitera la collecte des renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires aux fins déterminées. Matrix utilisera des méthodes qui sont justes et légitimes et ne recueillera pas de renseignements sans discernement.

Section 5 â€“ Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation de renseignements personnels

Matrix n'utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l'exige ou l'autorise. Les renseignements personnels ne seront conservés qu'aussi longtemps qu'il sera nécessaire pour répondre aux fins déterminées. Seuls les employés de Matrix qui, dans le cadre de leur travail, ont besoin de savoir ou dont les tâches le nécessitent raisonnablement seront autorisés à avoir accès aux renseignements personnels des actionnaires. Matrix peut, occasionnellement, devoir communiquer des renseignements personnels de ses actionnaires à des tiers. Dans ce cas, Matrix garantit qu'il est clairement stipulé que ledit transfert n'est fait qu'à des fins professionnelles spécifiques et légitimes. Exemples de situations où des renseignements personnels peuvent être communiqués à d'autres parties :

Pour permettre la prestation de services â€“ Transfert à un agent d'une société apparentée ou d'un tiers qui fournit des services à l'un des fonds de Matrix, comme le gérant ou l'agent de transfert du fonds;
Pour aider un agent mandaté par un actionnaire â€“ Transfert au conseiller en placements personnels d'une personne, si Matrix est convaincue que la communication se fait à la demande de cette personne. Un tel transfert de renseignements pourrait consister à fournir à votre conseiller en placements vos relevés de compte de placement, reçus à des fins fiscales, états financiers de placements, circulaires de sollicitation de procurations, confirmations de transaction et autres informations que pourrait demander votre conseiller en placements pour gérer votre compte;
Pour protéger les intérêts de Matrix â€“ Matrix peut divulguer de l'information dans le but de protéger ses intérêts, entre autres pour recouvrer une dette à l'endroit d'un membre du groupe de sociétés Matrix ou autoriser l'exécution d'une transaction;
Pour planifier des recherches ou des affaires â€“ Transfert à un tiers retenu pour réaliser des activités de planification de recherches ou d'affaires pour Matrix;
Entreprise au sein du groupe Matrix â€“ Transfert à d'autres entreprises gérées par Matrix. Matrix ne conservera des renseignements personnels qu'aussi longtemps qu'ils seront nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées ou que requis par la loi. Matrix fait usage de contrÃ´les, de registres et de pratiques raisonnables et systématiques pour la conservation et la destruction des renseignements et des dossiers qui s'appliquent à des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées ou ne doivent plus être conservés en vertu de la loi. De tels renseignements sont alors détruits, effacés ou rendus anonymes.

Section 6 â€“ Exactitude des renseignements personnels

Matrix déploiera des efforts raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels utilisés par Matrix sont aussi exacts, complets et à jour que possible. Dans certains cas, Matrix se réfère à ses employés et à ses clients pour veiller à ce que certains renseignements, comme l'adresse ou le numéro de téléphone de ceux-ci, soient à jour, complets et exacts. Matrix ne mettra pas à jour systématiquement vos renseignements personnels, sauf si cela est nécessaire pour l'objectif visé par ces informations ou requis pour maintenir un compte actif. Vous pouvez vérifier, mettre à jour et corriger vos renseignements personnels et demander que toute erreur soit corrigée. Matrix pourra vous demander de soumettre votre requête par écrit. En cas de litige concernant votre requête, Matrix consignera votre opinion dans le dossier. Il n'y a pas de frais pour vérifier ou pour corriger vos renseignements personnels, mais Matrix peut imposer des droits raisonnables pour l'accès à l'information. À noter que vous pouvez vérifier fréquemment une grande partie de vos renseignements personnels en examinant attentivement vos relevés de compte et vos avis d'exécution.

Section 7 â€“ Mesures de sécurité

Matrix protégera les renseignements personnels en recourant à des mesures de sécurité qui correspondent au niveau de confidentialité des renseignements. Elle les protégera contre tout risque, par exemple la perte ou le vol ainsi que l'accès, la divulgation, la reproduction, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisé, au moyen de mesures de sécurité appropriées, sans égard à la forme dans laquelle sont utilisés les renseignements. En tenant compte de leur niveau de confidentialité, Matrix prendra les mesures de sécurité appropriées pour protéger tous les renseignements personnels, notamment des mesures de sécurité physique pour ses bureaux et entrepÃ´ts de données et des mesures de sécurité électronique, par exemple le recours à des mots de passe, à des techniques de chiffrement et à des numéros d'identification personnels. Ces mesures protègent vos renseignements personnels lorsque ceux-ci sont stockés dans des fichiers de données ou lorsque nos employés les manipulent. Matrix protégera généralement les renseignements personnels qui sont communiqués à des tiers fournisseurs de services au moyen d'ententes contractuelles portant sur la confidentialité des renseignements et les fins pour lesquelles ils doivent être utilisés. Tous les employés de Matrix qui ont accès à des renseignements personnels seront tenus d'en respecter la confidentialité. Matrix utilisera toutes les mesures de sécurité appropriées pour l'élimination des renseignements personnels.

Section 8 â€“ Transparence des politiques et des procédures

Matrix rendra facilement accessibles aux particuliers des renseignements précis au sujet de ses politiques et procédures relativement à la gestion des renseignements personnels, notamment :

le titre et l'adresse de la personne ou des personnes qui sont responsables à titre d'agent de la protection de la vie privée de Matrix;
les moyens d'avoir accès aux renseignements personnels détenus par Matrix;
une description du type de renseignements personnels détenus par Matrix, y compris un compte rendu général de leur utilisation; et
une description des renseignements personnels qui sont mis à la disposition des organisations apparentées (par exemple, les autres membres du groupe de sociétés Matrix).

Section 9 â€“ Accès individuel à ses renseignements personnels

Sauf dans des cas d'exception, tel que prescrit par la loi, vous avez le droit, sur demande écrite à l'agent de la protection de la vie privée, d'accéder aux renseignements personnels contenus dans votre dossier client. Si vous désirez accéder à ces renseignements, veuillez communiquer avec l'agent de la protection de la vie privée de Matrix à l'adresse indiquée à la section 1. Matrix corrigera et complétera dans les plus brefs délais tout renseignement personnel qui est inexact ou incomplet. Toute différence non résolue relativement au fait que des renseignements sont inexacts ou incomplets sera consignée à votre dossier. Au besoin, Matrix transmettra aux tiers qui ont accès aux renseignements personnels en question tout renseignement modifié ou l'existence de différences non résolues. Afin que ses renseignements personnels soient protégés, un actionnaire peut avoir à donner suffisamment d'information sur son identité pour permettre à Matrix de le renseigner sur l'existence, l'utilisation et la communication de ses renseignements personnels et autoriser l'accès à son dossier. De tels renseignements ne seront utilisés qu'à cette fin. Selon les circonstances, des frais raisonnables pourraient vous être imposés si vous demandez une copie de documents que Matrix vous a déjà remis â€“ par exemple, un relevé de compte. Matrix vous en informera alors à l'avance.

Section 10 â€“ Contestation de la conformité

Si vous avez des questions ou si vous désirez déposer une plainte à l'égard de la conformité à la politique sur la protection de la vie privée de Matrix, veuillez communiquer avec l'agent de la protection de la vie privée de Matrix à l'adresse indiquée à la section 1. Cet agent fera le nécessaire pour vous aider à trouver une solution à vos préoccupations ou à votre plainte dans un délai raisonnable. Matrix enquêtera sur toutes les plaintes relativement au respect de sa politique sur la protection de la vie privée. Si une plainte est jugée justifiée, Matrix prendra les mesures appropriées pour régler la plainte, y compris, s'il y a lieu, la modification de ses politiques et procédures. L'actionnaire sera informé des résultats de l'enquête liée à sa plainte.

La ou les personnes responsables du respect de la politique sur la protection de la vie privée de Matrix peuvent demander conseil, au besoin, à des personnes de l'extérieur, avant de donner une réponse définitive à une plainte. S'il ne vous est pas possible d'accepter les conclusions de Matrix ou à n'importe quel moment du processus, vous pouvez également écrire au Commissaire à la protection de la vie privée de votre province ou, s'il y a lieu, au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Matrix vous fournira leurs coordonnées sur demande. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la législation relative à la protection de la vie privée au Canada, veuillez visiter le site officiel du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l'adresse www.privcom.gc.ca.

Changements

Matrix pourra, lorsqu'il y aura lieu, apporter des changements à la présente politique afin de l'adapter à l'évolution des conditions du marché ou pour d'autres raisons. Si Matrix considère raisonnablement que de tels changements lui permettront d'accroÃ®tre substantiellement l'utilisation ou la communication de certains renseignements personnels, les personnes ainsi touchées seront avisées de ces changements et de leurs effets éventuels et avoir la possibilité de retirer leur consentement applicable à la collecte, à l'utilisation et à la communication de leurs renseignements personnels.